• Datos identificativos: nombre, apellidos, número de pasaporte.
• Datos de contacto: email, teléfono.

1. Ejecución de un contrato entre usted y/o la empresa que representa y HBX Group o aplicación de medidas precontractuales:
   • Gestionar la relación contractual con usted y asegurar la prestación de los productos y servicios contratados, que incluye tanto la gestión de los servicios ofrecidos por HBX Group, como la calidad del servicio, facturación, cobro y retirada de los mismos.
   • Gestionar la relación comercial con clientes potenciales, atendiendo las solicitudes de información sobre los productos y servicios ofrecidos por HBX Group.
   • Gestionar y tramitar cualesquiera reclamaciones legales, extrajudiciales y de seguros que reciba HBX Group en relación con usted.
2. Interés legítimo de HBX Group:
   • Realizar comunicaciones comerciales relacionadas con productos y servicios similares a los contratados por usted. En este caso, el interés legítimo de HBX Group sería realizar actividades de marketing directo dirigidas a sus clientes, de acuerdo con el Considerando 47 del Reglamento General de Protección de Datos.
   • Realizar encuestas y estudios de mercado para conocer la calidad de nuestros productos o servicios y la preferencia de nuestros clientes. El interés legítimo de HBX Group es mejorar la oferta comercial y la experiencia a sus clientes.

• Datos identificativos: nombre, apellidos, número de pasaporte.
• Datos de contacto: email, teléfono.

1. Ejecución de un contrato entre usted y HBX Group o en aplicación de medidas precontractuales:
   • Gestionar la relación comercial con potenciales proveedores, atendiendo las solicitudes de información.
   • Formalizar la relación contractual, que incluye el proceso de contratación y firma de los contratos.
   • Gestionar la relación contractual con los proveedores de HBX Group, lo que incluye el seguimiento de la relación y el pago a los mismos.

• Datos identificativos: nombre, apellido.
• Datos de contacto: email, teléfono.
• Datos relacionados con la relación establecida con HBX Group.

1. Interés legítimo de HBX Group derivado del contacto con fines corporativos con los interesados, expresamente reconocido por la normativa de privacidad, cuando sea aplicable:
   • Mantener relaciones de cualquier tipo con la empresa, entidad u organización para la que trabaja o colabora, o con usted si es un profesional independiente, con quien contacte a través del Sitio Web o cualquier formulario, canal de comunicación o casilla de correo electrónico. Incluso a través de la entrega de tarjetas de presentación al personal de HBX Group.

• Datos identificativos: nombre, apellido.
• Datos de contacto: email, teléfono.
• Datos relacionados con la relación establecida con HBX Group.

1. Interés legítimo de HBX Group derivado del contacto con fines corporativos con los interesados, expresamente reconocido por la normativa de privacidad, cuando sea aplicable:
   • Mantener relaciones de cualquier tipo con la empresa, entidad u organización para la que trabaja o colabora, o con usted si es un profesional independiente, con quien contacte a través del Sitio Web o cualquier formulario, canal de comunicación o casilla de correo electrónico. Incluso a través de la entrega de tarjetas de presentación al personal de HBX Group.

Datos obtenidos directamente del interesado:

• Datos de identificación: nombre, apellidos, número de pasaporte.
• Datos de contacto: correo electrónico, número de teléfono.
• Aquellos datos personales que usted nos proporcione y que se generen en la relación.

Datos obtenidos de terceros:

• Datos utilizados para identificar personas, como nombres, documentos de identificación.
• Información sobre actividades comerciales, como afiliación y propiedad de empresas, detalles de empleo/función.
• Cuando lo autorice la ley, información sobre sentencias judiciales y actividad delictiva, como detalles de delitos y disposiciones judiciales.
• Cuando lo autorice la ley, listas de sanciones, listas de vigilancia y listas de personas políticamente expuestas, incluida su presencia en dichas listas y sus afiliaciones (o las de sus familiares o socios comerciales) con funcionarios gubernamentales.
• Información de medios públicos, como información en fuentes de noticias publicadas que puedan revelar conexiones con actividades criminales sospechosas.
• Información de circunstancias familiares (por ejemplo, su estado civil y dependientes) si es una Persona Políticamente Expuesta o un colaborador cercano de una Persona Políticamente Expuesta.
• Afiliaciones profesionales y personales (por ejemplo, organizaciones e individuos con los que puede estar asociado en su capacidad profesional o personal).

1. Interés legítimo de HBX Group cuando HBX Group está interesado en cerrar un trato con un tercero:
   • Examinar a las personas para prevenir y detectar fraude, terrorismo, lavado de dinero, soborno y corrupción, y otros delitos mediante la realización de verificaciones en bases de datos como WorldCompliance y Accuity proporcionadas por LexisNexis u otros proveedores de servicios similares.

• Datos de navegación.
• Datos técnicos.
• Dirección IP.

1. Consentimiento expreso prestado a través del banner de cookies puesto a disposición por HBX Group:
   • Personalizar y segmentar el contenido del Sitio Web mediante el uso de cookies o tecnologías similares cuando sean consentidas por el usuario a través del correspondiente banner.
2. Podrá retirar su consentimiento en cualquier momento de acuerdo con la información proporcionada en nuestra Política de Cookies. Sin embargo, HBX Group podrá procesar información obtenida a través de cookies o tecnologías similares sin su consentimiento siempre que se trate de información anónima o agregada que no contenga ningún atributo que pueda identificar directa o indirectamente.

• Aquellos datos personales que permiten conocer la política de privacidad de la red social en la que tiene cuenta/perfil de usuario, así como la configuración de privacidad que tiene como usuario de esa red social. Estos datos dependen de su propia configuración de privacidad de la red social y de la política de privacidad de esa red social.

1. Cumplimiento de las obligaciones derivadas de su condición de usuario registrado de la red social y de las condiciones de uso de dicha red social:
   • Interacción de su perfil en la correspondiente red social con HBX Group, incluyendo la respuesta a consultas y comentarios publicados en perfiles públicos.

• Aquellos datos personales que usted nos facilita y que se generan en la relación.

1. Cumplimiento de obligaciones legales:
   • Cumplimiento de nuestras obligaciones civiles, mercantiles, fiscales, contables y legales relacionadas con el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales, entre otras que sean de aplicación.

• Datos identificativos (nombre y apellidos).
• Datos de contacto (dirección de correo electrónico y número de teléfono).

1. Ejecución de un contrato de alojamiento del que el interesado es parte, en virtud del encargo de tratamiento formalizado entre el hotel y Civitfun:
   • Recibir y registrar en la plataforma de Civitfun los datos personales de los huéspedes cargados por la agencia de viajes, en sustitución del intercambio de ficheros entre agencia y hotel.
   • Sincronizar dichos datos con el sistema de gestión hotelera (PMS) del establecimiento para facilitar la llegada del grupo.
   • Enviar al huésped un acceso personalizado para que pueda completar su check-in online antes de la llegada, por correo electrónico y/o mediante mensaje de Whatsapp, según la configuración del servicio por parte del hotel.
   • Permitir a un agente realizar el check-in de forma asistida a través de un dispositivo móvil.
   • Enviar notificaciones operativas relacionadas con la estancia.
2. El hotel y la agencia de viajes son los responsables del tratamiento y deberán disponer de la base jurídica adecuada para la comunicación de los datos a Civitfun y el envío de comunicaciones previas al huésped. Civitfun actúa en todo momento como encargado del tratamiento por cuenta del hotel.
3. El consentimiento del huésped podrá ser registrado por Civitfun únicamente cuando este complete el proceso de check-in a través de la plataforma. Los huéspedes que reciban comunicaciones previas sin llegar a finalizar el check-in quedan fuera del ámbito de registro de consentimiento de Civitfun, siendo el hotel el responsable de gestionar su base jurídica y, en su caso, la supresión de sus datos.

• Datos identificativos del huésped (nombre y apellidos).
• Datos de contacto (dirección de correo electrónico y número de teléfono móvil).
• Datos derivados de la interacción a través del Whatsapp.

1. Ejecución del contrato de alojamiento y prestación de servicios asociados por parte del hotel:
   • Enviar al huésped el enlace de acceso al proceso de check-in online por correo electrónico o mediante mensaje de WhatsApp.
   • Remitir notificaciones operativas vinculadas a la estancia, tales como recordatorios de check-in, instrucciones previas a la llegada, documentación informativa o enlaces necesarios para completar procesos vinculados a la reserva.
   • Gestionar, cuando proceda, la interacción del huésped a través del canal de Whatsapp en relación con el proceso de check-in, la llegada o la estancia.
2. Consentimiento expreso del interesado, para aquellas comunicaciones informativas o de carácter no estrictamente necesario para la prestación del servicio de alojamiento.
   • El uso del canal WhatsApp implica la participación de Meta Platforms Ireland Ltd. como subencargado del tratamiento, con posibles transferencias internacionales de datos a Estados Unidos, amparadas en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea. Para comunicaciones a través de este canal, el hotel deberá contar con una base jurídica válida y, cuando sea aplicable, disponer de plantilla de mensaje aprobada por Meta (HSM) antes del primer envío.
   • Cuando la comunicación se base en el consentimiento del interesado, éste podrá retirarlo en cualquier momento a través de los mecanismos habilitados en la propia comunicación o contactando directamente con el hotel responsable del tratamiento. Ello no afectará a las comunicaciones estrictamente necesarias para la prestación del servicio de alojamiento cuando exista otra base jurídica válida.

Proveedor/canal

Para la prestación de comunicaciones a través del canal WhatsApp, Civitfun utiliza proveedores tecnológicos especializados, incluyendo Twilio, Inc. y empresas del grupo Meta, en particular Meta Platforms Ireland Ltd., que participan en la gestión de la infraestructura del canal, el alta y validación del remitente, la administración de plantillas de mensaje y la entrega de comunicaciones. Dichos proveedores actuarán en la posición que corresponda conforme a la configuración concreta del servicio y a los acuerdos suscritos con el hotel y/o con Civitfun.

• Datos identificativos (nombre).
• Datos de contacto (dirección de correo electrónico, empresa).
• Contenido de la consulta o mensaje facilitado por el usuario.
• Datos técnicos de sesión.

1. Consentimiento del interesado prestado al iniciar la conversación con el asistente virtual disponible en el sitio web de Civitfun:
   • Atender consultas, solicitudes de información y soporte técnico de usuarios y clientes potenciales.
   • Derivar la consulta al equipo interno correspondiente cuando sea necesario.
2. Ejecución de medidas precontractuales a solicitud del interesado, cuando la consulta esté relacionada con la contratación de los servicios de Civitfun.

Nota sobre el interés legítimo: cuando la base legal sea el interés legítimo, garantizamos que sus intereses, derechos y libertades fundamentales no prevalezcan sobre nuestros intereses legítimos mediante una evaluación de equilibrio. Puede solicitar más información contactando con nuestro Delegado de Protección de Datos (sección 9).

Administraciones públicas, Juzgados y tribunales

Quién y por qué:

Las administraciones públicas —incluidas las autoridades fiscales—, los organismos encargados de hacer cumplir la ley y los órganos judiciales pueden estar obligados a actuar de conformidad con las obligaciones legales aplicables relacionadas con las actividades de HBX Group en su ubicación

Base legal:

Cumplimiento de una obligación legal

Proveedores de servicios
(a) Servicios de bases de datos de screening y cumplimiento

Quién y por qué:

Para ayudar a prevenir e identificar fraude, terrorismo, blanqueo de capitales, soborno, corrupción y otros delitos, las personas son evaluadas mediante bases de datos de proveedores de servicios especializados.

Base legal:

Interés legítimo.

Proveedores de servicios
(b) Proveedores tecnológicos de comunicación y mensajería

Quién y por qué:

Prestación de comunicaciones operativas al huésped por correo electrónico y WhatsApp, incluyendo la gestión del remitente, plantillas, mensajes e infraestructura técnica. Entre otros proveedores se incluyen Twilio, Inc. y empresas del grupo Meta.

Base legal:

Interés legítimo.

Firmas de auditoría y operaciones corporativas
(a) Empresas de auditoría

Quién y por qué:

Empresas de contabilidad y auditoría, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales en materia contable y de auditoría.

Base legal:

Obligación legal.

Firmas de auditoría y operaciones corporativas
(b) Cambios estructurales / transferencias de negocio

Quién y por qué:

Terceros interesados y sus asesores involucrados en cualquier operación de modificación estructural o en la aportación o transmisión de un negocio o de una rama de actividad dentro de HBX Group, cuando dicha comunicación sea necesaria para dichos fines.

Base legal:

Contractual.

Interés legítimo.

Consentimiento

Firmas de auditoría y operaciones corporativas
(c) Comunicación intragrupo (entidades de HBX Group)

Quién y por qué:

La entidad local de HBX Group puede compartir sus datos personales con otras entidades del grupo HBX para fines administrativos internos y de gestión centralizada.

Base legal:

Interés legítimo.